Cada día entiendo más que la vida nos pone muchas oportunidades para aprender y retarnos a hacer las cosas mejor con las pocas o muchas herramientas que tengamos a nuestro alcance. Ahora que vino la crisis del Coronavirus y que nos vemos obligados a trabajar a distancia, nos toca explorar nuevas formas de hacer las cosas.

Las reuniones suelen ser fundamentales en el trabajo de muchos, por lo que aquí les doy algunos pasos para hacer reuniones virtuales efectivas:

1. Definir claramente el objetivo y resultados esperados de la reunión

La mayoría de las reuniones las convocamos sin tener claro el objetivo y las metas o resultados esperados. Para definirlo te sugiero hacerte las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es la razón de reunirnos?
• ¿Qué queremos resolver / atender?
• ¿Quién necesita realmente participar en la reunión?

2. Elaborar una agenda

Una vez que sea claro el objetivo y los resultados esperados, determina el tiempo necesario y comprométete a cumplirlo. Elabora una agenda con los puntos a atender en la reunión y los tiempos bien definidos para cada uno.

3. Invitar a participantes

Cuando enviamos la invitación a los participantes, es útil compartirles el objetivo, los resultados esperados y la agenda para que vayan mejor preparados.

Vale la pena evaluar si es necesario que previo a la reunión los participantes preparen algún contenido o se familiaricen con algo. Esto puede contribuir a hacer más efectiva la reunión y alcanzar los resultados.

4. Facilitar la reunión

Recuerda que la mayoría de nosotros nos distraemos fácilmente, más aún si las personas con las que estamos interactuando no nos ven. Sugiero hagan uso de las cámaras en la medida de lo posible. Aún así, es importante que el líder de la reunión haga una labor de facilitador, incentivando la participación de todos, haciendo preguntas a los participantes, y promoviendo que aporten sus ideas. 

5. Documentar acuerdos

En toda reunión es muy importante tomar nota de lo conversado, sobretodo cuando se llega a acuerdos. Esto no sólo permite que se cumpla lo acordado, sino que asegura que todos los participantes queden con el mismo entendimiento de las cosas. La gran mayoría de las veces son los malentendidos, o la diferencia en percepciones, lo que lleva al incumplimiento de los compromisos.

6. Cierre de la reunión

Una vez agotada la agenda de la reunión te sugiero que el líder de la reunión haga un breve recuento de lo conversado y mencione los acuerdos para conocer si existe una diferencia en la comprensión o las percepciones. Se deberá decidir sobre el envío de los acuerdos por escrito, y en su caso, organizar la reunión de seguimiento.

Estoy segura que si tomamos lo mejor de esta situación, habremos obtenido nuevas herramientas y habilidades que nos facilitarán el trabajo en el presente, pero también en el futuro. 

¡Aprovechemos las oportunidades que la vida nos da para ser mejores!